Serviços de Apoio Direto aos Órgãos Municipais

O Gabinete de Atendimento ao Munícipe (GAM) é um serviço destinado a apoiar as pretensões dos munícipes junto dos serviços da Autarquia, competindo-lhe designadamente:

a) Apoiar, esclarecer, registar e encaminhar pedidos de informação e reclamações apresentadas pelos munícipes e acompanhar e informar da sua resolução;

b) Proceder a um atendimento multicanal personalizado de todos os munícipes, sendo o elo de ligação com os diversos serviços municipais;

c) Garantir a coordenação dos serviços de portaria e telefonistas;

d) Liquidar impostos, taxas e licenças e demais rendimentos do Município;

e) Prestar informações sobre ponto da situação de processos no âmbito das suas competências;

f) Assegurar o funcionamento da Loja do Cidadão de Águeda, por forma a permitir aos cidadãos e empresas tratarem de vários assuntos e serviços, no mesmo espaço, de outras entidades públicas e privadas;

g) Prestar apoio às freguesias no âmbito do atendimento nos espaços de cidadão descentralizados;

h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

Ao Gabinete de Comunicação e Imagem (GCI), compete, designadamente:

a) Definir políticas e estratégias de comunicação e imagem, de modo a divulgar eficazmente a comunicação interna e externa da instituição e da atividade municipal;

b) Elaborar e publicar, em articulação com o GAP, toda a informação municipal, com efeitos externos: o boletim municipal, notas de imprensa, publicações de revistas, comunicação social, painéis eletrónicos, site oficial do município e demais canais de comunicação;

c) Assegurar a publicitação das deliberações dos órgãos da Autarquia;

d) Assegurar a gestão de relações com a imprensa e restantes meios de comunicação social;

e) Proceder à recolha, catalogação e arquivo das notícias sobre o Município veiculadas na comunicação social;

f) Apoiar os diferentes serviços da Autarquia na elaboração de textos, publicações e no acompanhamento de iniciativas de diversa natureza;

g) Promover a imagem do Município, dos titulares dos diferentes órgãos da Autarquia, bem como dos seus serviços;

h) Assegurar a gestão da publicidade do Município;

i) Promover uma comunicação eficiente entre o Município e os seus munícipes;

j) Colaborar na gestão e atualização de conteúdos do site institucional do Município, dos sites temáticos e da Intranet, em articulação com os serviços;

k) Assegurar a gestão dos processos de materialização e execução técnica de produtos e serviços da área da comunicação junto das empresas contratadas;

l) Garantir a produção de conteúdos e atualização dos mesmos nos canais de comunicação, plataformas digitais e ferramentas Web do Município, em articulação com a Divisão de Tecnologias de Informação;

m) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

1. O Gabinete de Apoio à Presidência (GAP), é a estrutura de apoio direto ao(à) Presidente, sendo constituído nos termos da lei.

2. São competências do Gabinete de Apoio à Presidência:

a) Assegurar o apoio administrativo necessário ao desempenho da atividade do(a) Presidente da Câmara Municipal;

b) Assessorar o(a) Presidente nos domínios da preparação política, na preparação e elaboração das propostas por ele subscritas e a submeter aos órgãos municipais ou para a tomada de decisões no âmbito dos seus poderes próprios e delegados;

c) Coordenar a ligação aos restantes membros do Executivo Municipal, a todas as unidades orgânicas municipais e às demais entidades públicas e privadas;

d) Garantir a preparação, estabelecimento e desenvolvimento de relações institucionais do Município, designadamente no âmbito de protocolos de cooperação, geminações e parcerias;

e) Proceder à abertura, análise e distribuição de correspondência e demais expediente, dirigido(a) ao(à) Presidente da Câmara e organizar o arquivo sectorial da presidência;

f) Coordenar e visar toda a informação municipal, com efeitos externos: o boletim municipal, notas de imprensa, publicações de revistas, comunicação social, assim como orientar e manter atualizada a informação municipal em painéis eletrónicos, no site oficial do município e nos demais canais de comunicação;

g) Organizar as agendas e promover contactos, preparar dossiers específicos e secretariar o Presidente da Câmara Municipal, nomeadamente no que se refere a atendimento ao público e marcação de reuniões com entidades externas;

h) Registar e promover a divulgação dos despachos, ordens de serviço e outras decisões do(a) Presidente da Câmara Municipal;

i) Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e atos oficiais do Município;

j) Dar seguimento e garantir eficácia imediata às decisões do Presidente da Câmara Municipal;

k) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

Ao Gabinete de Apoio aos Órgãos Autárquicos e Freguesias (GAOAF) compete, designadamente:

a) Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos Órgãos Autárquicos;

b) Visar a agenda das reuniões da Câmara Municipal, a apresentar pelos serviços. A aceitação e integração de assuntos na agenda será conferida após a concordância do Presidente da Câmara Municipal;

c) Preparar ou visar assuntos antes da ordem do dia, a apresentar na reunião de Câmara, pelo Presidente da Câmara Municipal, assim como apoiar a realização das reuniões de Câmara;

d) Acompanhar a elaboração, execução e monitorização de acordos de execução e contratos interadministrativos, bem como, no plano técnico e logístico acompanhar e coordenar os protocolos de descentralização de atribuições e competências nas Juntas de Freguesia;

e) Assegurar a gestão e controlo de todos os pedidos efetuados pelas Freguesias à Câmara Municipal;

f) Organizar e manter atualizada a informação que reflita a colaboração institucional entre a Câmara Municipal e as freguesias, nos domínios patrimonial, económico-financeiro e outros;

g) Garantir o direito à informação e participação;

h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

Ao Gabinete de Auditoria, Qualidade e Desenvolvimento Organizacional (GAQDO) compete, designadamente:

a) Fomentar um modelo de gestão de excelência sustentada, no âmbito da gestão da qualidade, que vise a melhoria contínua dos procedimentos internos;

b) Coordenar a monitorização, revisão e certificação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com as normas em vigor e promover o alargamento do âmbito dos serviços certificados;

c) Cumprir a Política da Qualidade;

d) Garantir e acompanhar a auditoria às contas da Autarquia e avaliar o grau de eficiência e economicidade das despesas municipais;

e) Acompanhar o cumprimento da Norma de Controlo Interno;

f) Garantir a realização de auditorias internas a serviços e a processos, incluindo auditorias a aplicações informáticas, de acordo com o programa anual de auditorias aprovado pela Administração;

g) Proceder a inspeções, inquéritos ou a processos de mera averiguação, por deliberação da Câmara Municipal ou despacho do(a) Presidente da Câmara;

h) Verificar a implementação das ações corretivas decorrentes dos relatórios das auditorias realizadas, através da realização de auditorias de follow-up;

i) Avaliar a adequabilidade do Sistema de Controlo Interno à realidade do Município;

j) Acompanhar as auditorias externas e colaborar na elaboração dos contraditórios aos relatórios subsequentes e monitorizar a aplicação das recomendações resultantes;

k) Garantir o integral cumprimento da legislação, dos requisitos regulamentares aplicáveis e dos requisitos das normas de referência (NP EN ISO 9001, NP 4397, OHSAS 18001 e ISO/IEC 27001);

l) Assegurar que todos os procedimentos existentes estão em conformidade com as “Políticas detalhadas/específicas de Segurança da Informação”, no âmbito definido em matéria de Segurança da Informação;

m) Assegurar o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), através da atualização da Política de Privacidade e Tratamento de Dados;

n) Garantir o cumprimento do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;

o) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.